Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Статья 192 Трудового кодекса РФ «Дисциплинарные взыскания»

Законодательная база

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов»

Статья 277 Трудового кодекса РФ «Материальная ответственность руководителя организации»

Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Образец и оформление акта о передаче дел при увольненииЧитать так же:  Как сделать СНИЛС ребенку?

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Образец и оформление акта о передаче дел при увольненииОбразец акта приема-передачи дел при увольнении бухгалтера

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Общие понятия процесса

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

Образец и оформление акта о передаче дел при увольненииЧитать так же:  Как оформить больничный лист в 2021 году

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

ООО «_____________»

г. ______________ «__» _________ 20__г.

Читать так же:  ​​Договор переуступки прав требования

  • План передачи дел
  • В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.
  • Передаче подлежит следующее:
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  1. Срок передачи: до «__» ___________20__г.
  2. Передачу оформить Актом приемки-передачи.

  3. Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее.

Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Акт передачи дел при увольнении: образец

Акт приема-передачи дел при увольнении — это документ, согласно которому увольняющееся лицо передает, а замещающее его лицо принимает определенную документацию, материальные ценности, печати, пароли и другие предметы, вверенные сотруднику на период его работы в конкретной организации.

Действующее законодательство не регулирует порядок передачи дел от работника, который уходит из компании, к его преемнику. Поэтому многие работодатели утверждают этот механизм на уровне внутренних локальных актов.

Для чего нужен акт?

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Другая ситуация складывается в случае выявления фактов пропажи, порчи документов или материальных ценностей. Тогда работодателю необходимо зафиксировать нарушение со стороны работника и взыскать положенную компенсацию. Конечно, получить возмещение гораздо проще, если факт пропажи или порчи вовремя зафиксирован и правильно оформлен.

Еще один момент – это разграничение ответственности. До того момента, пока дела не переданы, ответственным лицом выступает увольняющийся. Однако со дня подписания акта ответственность за вверенные объекты ложится на принимающего субъекта.

Кто и кому должен передавать дела?

Руководство организации вправе самостоятельно определить перечень нанятых субъектов, при прекращении трудовых отношений с которыми организуется процедура приема-передачи дел.

В этот список можно включить любого работника – от ведущего юриста или менеджера по персоналу до секретаря или охранника. Однако в некоторых случаях законодатель требует, чтобы проверка состоялась обязательно.

Речь идет об увольнении генерального директора, главного бухгалтера, кадровика и других лиц, на которых возложена материальная ответственность.

Руководящие сотрудники

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Например, в п. 4 ст. 29 №402-ФЗ указано, что при смене руководителя нужно обеспечить передачу документов бухучета. Это также подтверждается и сложившейся в России судебной практикой (смотрите решение Арбитражного суда Свердловской области от 21.01.2014 № А60-34604 / 2013).

Обычно при увольнении руководитель передает новому управляющему:

  • действующие доверенности на представительство интересов компании;
  • при наличии — патенты, разрешения, лицензии на занятие определенной деятельностью;
  • соглашения, в том числе и международные, по основным направлениям бизнеса.
Читайте также:  В какой срок нужно зарегистрировать право собственности на недвижимость: по ДДУ, при покупке, по наследству

Главбух

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером, как и с гендиректором, имеет ряд особенностей, среди которых — обязательная процедура передачи дел от уходящего к новопринятому сотруднику. При увольнении главбуха осуществляется не только анализ бухгалтерской деятельности, но и инвентаризация активов. Примерный список дел, которые обычно передают в подобных случаях:

  • кассовые и балансовые отчетности;
  • документация структурных подразделений;
  • банковские документы;
  • ключи от сейфа, печати, пароли для используемых электронных баз и серверов;
  • архивная документация.

Сотрудники кадровой службы

Образец и оформление акта о передаче дел при увольненииЕсли увольняться собрался кадровик, необходимо передать всю кадровую документацию, в том числе трудовые книжки работников. Для этого составляется опись и соответствующий акт.

Прием-передача дел должна проходить между субъектами, которые на момент подписания акта пребывают с работодателем в трудовых отношениях. Передает документы и материальные ценности сотрудник, который пока что не уволен и продолжает выполнять свои обязанности. А принять дела должно лицо, которое уже зачислено на должность.

Например, если сотрудник уходит по собственному желанию, рекомендуется провести инвентаризацию и составить передаточный акт в течение 14 дней, поскольку это стандартный предупредительный срок при увольнении по собственной инициативе.

Очень часто до момента расторжения трудового договора со старым работником компания не успевает найти нового специалиста. При таких обстоятельствах дела можно передать:

  • заместителю увольняющегося (если такая должность предусмотрена штатом);
  • непосредственному руководителю;
  • другому лицу, которое будет назначено временно исполняющим обязанности.

Пошаговая инструкция передачи дел

Как уже отмечалось, в российском законодательстве процедура приема-передачи дел при увольнении работника не регламентирована.

Поэтому лучшее решение для любого нанимателя – это предусмотреть такой механизм на локальном уровне.

Специфика проведения проверки будет зависеть от того, какой именно специалист увольняется и какие предметы подлежат переучету. Однако этапы, по которым проходит передача дел, как правило, остаются стандартные:

  • издание и регистрация приказа о приеме-передаче дел;
  • проведение инвентаризации имущества, документов и других вещей, что были вверены увольняющемуся;
  • сверка фактических показателей с данными учета;
  • непосредственная передача дел;
  • составление и подписание акта.

Приказ о передаче дел издается руководителем. В этом документе обычно прописывается распоряжение относительно проведения приема-передачи дел, а также указывается дата и сроки осуществления проверки.

В этот приказ также можно включить пункт об утверждении комиссии, при участии которой увольняющийся должен передать документы и матценности.

Однако закон не запрещает утверждать состав комиссии отдельным приказом.

Правила подготовки акта приема-передачи дел

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Акт подписывается как минимум тремя субъектами — передающей и принимающей стороной, а также руководителем. Но если в процессе участвует целая комиссия, требуется подпись каждого из ее членов.

В акт обязательно включаются сведения о:

  • дате и месте составления;
  • ФИО и должности участников процедуры;
  • проведении приема дел принимающей стороной согласно описи или списку.

Опись передаваемых дел можно оформить любым удобным способом, например, в виде таблицы или в качестве отдельного приложения к основному документу.

Обычно в акте также присутствуют ссылки на ряд дополнительных документов, которые отражают полную картину финансового учета компании или определяют перечень передаваемых бумаг и имущества. В качестве приложений также используют реестры отсутствующей документации, реестры замечаний к работе увольняющегося специалиста.

Образцы документов

Скачать образец акта приема-передачи дел при увольнении директора

Источник: «Юридическая азбука»

Пример акта передачи дел образец

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов. 

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно.

Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес.

Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

    Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

  • учетную политику;
  • бух. отчетность;
  • налоговую отчетность;
  • фондовые отчисления;
  • акты выполненных работ и услуг;
  • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
  • инвентаризационные описи;
  • первичные учетные бумаги;
  • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы.

При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам.

Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки.

Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Предлагаем ознакомиться:  Образец как просить акт об изьятия ребенка

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие.

Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно.

Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Читайте также:  Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку после увольнения

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг.

Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи, составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Предлагаем ознакомиться:  Документы для доказательства прав нового кредитора

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Как правильно оформить акт приема-передачи дел

Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Акт приема-передачи дел — необходимый документ при назначении, увольнении или переводе как простого сотрудника, так и начальника отдела. Также акт приема-передачи дел следует составить при ликвидации или реорганизации структурного подразделения.

Единой формы акта, закрепленной в нормативных документах, не существует. В Основных правилах работы архивов организаций от 06.02.

2002 установлена форма акта приема-передачи дел при смене ответственного за архив. Остальные акты составляются в произвольной форме в соответствии с правилами делопроизводства.

В дальнейшем форму акта можно закрепить на уровне организации в Инструкции по делопроизводству.

Оформить акт приема-передачи дел нужно для того, чтобы понять в каком состоянии остаются дела на момент увольнения сотрудника или изменения структуры отдела. А также для того, чтобы понимать на ком лежит ответственность, в случае возникновения спорной ситуации по ведению документов и дел.

Образец акта о приеме-передаче дел>>

Особенности составления акта приема-передачи дел:

  1. В начале акта указываем основание — документ, который явился причиной составления акта. Например, приказ об увольнении сотрудника или приказ о реорганизации структурного подразделения.

  2. Затем указываем в акте состав комиссии, которая будет его рассматривать, а также проверять правильность оформления и формирования дел, наличие необходимых документов.

    Любой акт составляется комиссией, так как акт — это документ, в обязательном порядке составляемый несколькими лицами (не менее 3-х человек). Об этом мы писали в статье об общих принципах составления актов.

    Поэтому сначала нужно определить состав комиссии и оформить приказ о назначении комиссии.

    Образец приказа о назначении состава экспертной комиссии>>

    Оформляем состав комиссии в начале акта:

    Председатель заместитель генерального директора Р. Е. Первушин
    Члены комиссии: главный юрист А. В. Позднякова
    главный бухгалтер А. Ю. Романова
    начальник канцелярии Е. И. Сицкая
    Присутствовали: начальник юридического отдела О. В. Аханов
    заместитель начальника юридического отдела И. П. Водянов

    В графу «Присутствовали» мы включаем того, кто передает дела и того, кому передают.

  3. Затем оформляем перечень передаваемых документов. Графы можно менять местами, добавлять.

    №  Наименование дела Период Количество томов Примечание
    1 Судебные повестки

    План передачи дел при увольнении образец

    • Необходимость передачи дел между специалистами возникает часто, но данная процедура упоминается в локальной документации предприятий лишь изредка.
    • Этот вопрос не отражается должным образом и в нормативных правовых актах, направленных на регулирование трудовых отношений.
    • А в этой области проблемные моменты, которые возникают из-за неверного оформления приема-передачи дел, на сегодняшний момент не теряют своей актуальности.
    • Дела передают из-за:
    • непрерывности рабочего процесса;
    • надлежащие выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

    Необходимость передачи дел возникает во время отпуска, длительной командировки, болезни и увольнением работника.

      Должностные инструкции оператора котельной на газе

    Нормативная база

    Следует помнить о том, что все обязанности работников регулируют условия трудовых договоров и должностные инструкции. Даже нормы ст. 60 ТК РФ запрещают работодателю требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией).

    Поэтому о перспективе будущего увольнения необходимо подумать еще в момент трудоустройства и прописать в этих двух документах все необходимые условия. При этом не забывайте о том, что действие контракта и всех инструкций заканчивается в последний рабочий день.

    Поэтому все необходимые мероприятия необходимо спланировать так, чтобы все успеть до этой даты.

    ВАЖНО!

    Нельзя удерживать расчет с работником и выдачу ему трудовой книжки по причине того, что он не закончил процесс инвентаризации или инструктирования преемника. Все должно быть сделано в соответствии с требованиями ТК РФ в день увольнения, иначе у работодателя могут быть неприятности.

    Дополнительные документы, необходимые для составления акта

    Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:

    • положение о порядке приема-передачи дел;
    • положение о материальной ответственности;
    • порядок проведения инвентаризации.

    Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.

    Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.

    Образец плана передачи дел при увольнении

    Для того чтобы ничего не упустить, нужно тщательно все спланировать. Основные стадии при сдаче должностных полномочий и материальных ценностей выглядят так:

    1. Работник написал заявление об увольнении.
    2. Руководство организации издает приказ о назначении инвентаризации дел и вверенного ему имущества (проверки).
    3. Проведение инвентаризации (проверки).
    4. Сличение фактических показателей с учетными.
    5. Передача всех дел уполномоченному лицу или новому работнику.
    6. Составление и подписание акта о передаче дел.
    7. Расчет с уволенным сотрудником.

    В качестве сопутствующих документов можно задействовать акт приема-передачи документов, если, например, работу покидает бухгалтер или кадровик.

    Это позволит убедиться в наличии и нормальном состоянии учетной документации, а также систематизировать ее.

    Поэтому такой акт должен не просто зафиксировать факт передачи бумаг новому должностному лицу, но и прояснить для него регламент работы фирмы и конкретного подразделения.

    В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

    Данный документ рекомендуется составлять в любом случае. Однако есть такие ситуации, когда он просто необходим. Например, работник увольняется, а нового по какой-либо причине еще не нашли.

    Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

    Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

    1. Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
    2. Увольнение материально-ответственного лица.

    Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

    Ответственность

    До последнего рабочего дня сотрудники обязаны исполнять все, что написано в их инструкциях и договорах. Поэтому, если увольняющееся лицо отказывается передавать документы, вводить в курс преемника или участвовать в инвентаризации, руководство вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Например, по нормам ст.

    192 ТК РФ, работодатель может сделать сотруднику замечание или объявить выговор. Если и это не помогло, то можно сменить основание для расторжения трудовых отношений и уволить работника на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

    В некоторых случаях, например, при уходе главбуха или руководителя, это можно сделать независимо от того, подал ли он заявление об увольнении по собственному желанию.

    Правовые документы

    • Статья 60 ТК РФ. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
    • Статья 192 ТК РФ. Дисциплинарные взыскания
    • Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя

    Процесс передачи дел: пошаговая инструкция

    1. для начала процесса необходимо создать комиссию — издается приказ, где указываются председатель и ее члены;
    2. работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел;
    3. после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах;
    4. после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами;
    5. если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.

    Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.

    Процесс передачи дел

    Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

    • причину и сроки выполнения приема-передачи;
    • лицо, ответственное за процедуру;
    • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
    • срок, в течение которого акт вступит в силу.

    Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

    Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.

    Особенности передачи дел при смене директора

    Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

    • учредительную документацию;
    • первичку;
    • в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, — разрешительные документы и лицензии;
    • доверенности;
    • договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).

    Если на момент увольнения прежнего руководителя новый еще не назначен, то принимать дела может заместитель либо специально назначенное с этой целью лицо из числа сотрудников предприятия.

    При необходимости к акту могут быть приложены ксерокопии наиболее важных документов либо описи при большом количестве передаваемого.

    Особенности передачи дел главного бухгалтера

    Если на предприятии происходит смена бухгалтера, то передаче подлежат:

    • первичные бухгалтерские документы;
    • балансовые отчеты;
    • статистические отчеты;
    • налоговые декларации;
    • журналы учета;
    • годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность;
    • наличные деньги, чековые книжки, денежные документы;
    • бухгалтерские реестры;
    • уставные документы;
    • ценные бумаги;
    • штампы, печати, ключи от сейфов.

    В этом списке могут включаться и другие документы, с которыми работает главный бухгалтер при выполнении своих обязанностей.

    Точный список передаваемой документации индивидуален на каждом предприятии и зависит от вида и масштабов деятельности.

    Что указывается в акте передачи?

    Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

    Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

      О том, кому на Руси жить хорошо. Или все о возмещении НДС

    В акте обязательно указывается:

    • наименование компании;
    • вид и название документа;
    • дата и место составления;
    • регистрационный номер;
    • перечень приложенных документов.

    Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

    Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

    Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

    Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

    • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
    • учета движения денежных потоков;
    • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
    • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
    • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
    • отчетов, переданных в налоговую службу;
    • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
    • состояния амортизации имущества и др.

    Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

    Законодательная база

    Процесс передачи дел и составление акта регулируются следующими документами.

    1. Ст. 277 ТК РФ — закреплены обязанности материально-ответственных лиц. При передаче дел необходима инвентаризация.
    2. П. 22 Методические указания № 119н от 28.12.2001 г. — отображен порядок проведения инвентаризации при передаче дел.

    Акт приема-передачи кадровых документов — образец

    Акт приема передачи кадровых документов – образец его составления можно скачать по ссылке, которая представлена в статье. Из публикации читатель узнает о том, каким образом правильно составить акт, какую информацию следует в него включить.

     Скачать образец акта приема-передачи

    Что такое акт-приема передачи кадровых документов?

    Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо. Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

    Процесс передачи дел можно разделить на несколько этапов:

    1. Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
    2. Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
    3. Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

    Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

    Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

    В акт приема передачи может включаться следующая информация:

    1. Наименование организации.
    2. Наименование документа.
    3. Дата его составления.
    4. Место составления (населенный пункт, где находится организация).
    5. Данные о лице, передающем кадровую документацию (Ф.И.О., должность).
    6. Данные о лице, принимающем документы (Ф.И.О., должность).
    7. Перечень передаваемых документов с указанием их количества, периодов, в течение которых документы составлялись.
    8. Примечания.
    9. Подписи принимающего и передающего работников.
    10. Дата передачи.

    Образец акта приема-передачи кадровых документов можно скачать по ссылке.

    ***

    Таким образом, акт составляется в произвольной форме. Информация, содержащаяся в статье позволит заполнить документ правильно, а образец иллюстрирует, как это сделать.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *